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¿Qué sistema tiene razón?: la cuestión detrás de la integración entre AFAS y Magento
Un cliente pide cuatro unidades. Tu tienda online indica que hay ocho en stock, AFAS indica que hay dos y el almacén señala que ya no hay stock. Alguien lo resuelve con una llamada telefónica y una corrección manual, y a la semana siguiente vuelve a ocurrir lo mismo.
Casi todas las preguntas sobre una conexión entre AFAS y Magento acaban reduciéndose a lo mismo: qué sistema tiene la razón. Mientras no se acuerde esto, una conexión seguirá siendo una fuente de sorpresas.
Este artículo explica qué fluye entre AFAS y Magento, qué decisiones determinan la calidad y cuándo es mejor no crear una conexión.
Lo que va y viene
En prácticamente todas las integraciones entre AFAS y Magento coexisten dos flujos.
Desde AFAS a la tienda online se transfieren los datos cuya fuente es AFAS. Artículos con sus datos básicos y números de artículo. Precios, incluidos los acuerdos de precios y las escalas por deudor. Stock. Deudores con sus direcciones y condiciones de pago. Y, a menudo, también el límite de crédito y el saldo de las facturas pendientes.
Desde la tienda online se transfieren a AFAS los datos que se generan en la tienda: pedidos con líneas de pedido, descuentos y gastos de envío; nuevos clientes que se registran; y datos de pago del método de pago en línea, para que el pedido pueda registrarse como pagado.
Lo que en la práctica casi nunca encaja bien es la zona intermedia. Los textos de los productos, las imágenes, las categorías, los filtros y las especificaciones rara vez están completos en AFAS. Su lugar está en tu tienda online o en un PIM. Si intentas meterlos a la fuerza, convertirás tu paquete de contabilidad en un sistema de contenidos, y eso no le gusta a nadie.
Cómo se integra AFAS
AFAS trabaja con conectores. Un GetConnector extrae datos de Profit, un UpdateConnector los vuelve a escribir, y un conector de aplicación gestiona la conexión bidireccional con una aplicación externa. Esto se explica en la documentación de AFAS sobre conectores.
En la práctica, esto implica dos cosas. En el propio AFAS hay que configurar y autorizar los conectores adecuados, con exactamente los campos que necesita la tienda online. Y tú mismo determinas el contenido de un GetConnector, que es precisamente donde se invierte la mayor parte del tiempo. Una conexión que no va a funcionar se reconoce casi siempre por un GetConnector en el que falta el campo que la tienda realmente necesitaba.
El resto de la técnica es menos interesante de lo que parece. Lo que determina si funcionará son las cuatro decisiones que se indican a continuación.
Las cuatro decisiones que determinan si funciona
El sistema que prevalece se acuerda en función de cada dato concreto y no del sistema en sí. El precio procede de AFAS. El stock procede de AFAS o de tu WMS. La descripción del producto y la imagen proceden de la tienda online o de tu PIM. Los datos de los clientes son los más complicados, ya que los clientes cambian su dirección en línea y tu back-office también lo hace. Establece por cada campo quién tiene la última palabra. Ese es el documento que se seguirá leyendo dentro de dos años.
La frecuencia de sincronización también se elige por flujo. Un stock que se actualiza una vez por noche es insuficiente para un mayorista con artículos de alta rotación. Los pedidos que tardan una hora en aparecer en AFAS provocan un tiempo de espera innecesario en tu almacén. Los precios, en cambio, se pueden sincronizar perfectamente varias veces al día. Sincronizarlo todo de forma continua resulta caro y rara vez es necesario.
La gestión de errores es el elemento que suele faltar con mayor frecuencia. Un enlace que deja de funcionar sin que nadie se dé cuenta es peor que no tener ningún enlace. Debe haber un lugar donde se pueda ver qué mensajes han fallado, por qué y cómo volver a enviarlos. Acuerda también quién se encargará de supervisarlo y en qué plazo.
La última decisión se refiere a si la conexión es directa o a través de una plataforma de integración. Una conexión directa es más barata de desarrollar, pero más cara de mantener, sobre todo cuando se añade un tercer sistema.
Una plataforma de integración conlleva un coste mensual, pero te ofrece un único lugar desde el que ver lo que ocurre, además de la posibilidad de conectar más adelante un PIM, un WMS o un mercado sin tener que volver a construirlo todo desde cero. Si solo utilizas AFAS y Magento y no prevés añadir nada más en los próximos años, entonces una conexión directa es una opción defendible.
Cuándo es mejor no crear un enlace
Hay situaciones en las que el enlace cuesta más de lo que aporta.
Si procesas menos de diez pedidos a la semana, transcribirlos manualmente resulta más barato que cualquier forma de automatización.
Si los datos de tus artículos no están en orden, con números de artículo duplicados o unidades que no coinciden, la vinculación lo pondrá de manifiesto en tu tienda online.
Si hay prevista una migración de ERP, no se debe crear una conexión con un sistema que vaya a desaparecer el año que viene. Es mejor esperar o elegir una solución provisional.
Si tu tienda online es principalmente un folleto digital sin función de pedido, entonces no necesitas en absoluto el stock ni los precios de AFAS.
Cuánto cuesta
Los costes únicos vienen determinados por tres factores: el número de flujos que se conectan, la cantidad de campos que contienen y el número de excepciones que hay que gestionar. Una conexión que se limite a artículos, stock y pedidos es un proceso sencillo que se completa en unas semanas. En cuanto entren en juego precios específicos para cada cliente, límites de crédito, devoluciones y entregas parciales, el proceso se alargará un poco más.
Además, hay dos gastos recurrentes: el coste de la licencia de una plataforma de integración, si se opta por ella, y la gestión, ya que una conexión requiere mantenimiento cada vez que AFAS o Magento reciben una actualización.
No mencionamos deliberadamente un importe estándar para la creación de la web. Dos empresas con los mismos sistemas rara vez tienen la misma configuración y los mismos procesos en AFAS, y es precisamente esa configuración la que determina el trabajo y, por lo tanto, también la tarifa. Sí ofrecemos, sin embargo, una indicación de los costes de integración de datos.
En qué se nota que está bien hecho
Una buena conexión se reconoce por los detalles más aburridos. Nadie tiene que transcribir los pedidos. El stock de la tienda difiere, como mucho, unos minutos del de AFAS. Tras iniciar sesión, el cliente ve el precio que ha acordado su gestor de cuentas sin que nadie haya tenido que introducir ese precio dos veces. Y si algo sale mal, alguien se da cuenta antes de que el cliente llame.
¿Se puede conectar AFAS con Magento?
Sí. AFAS Profit se conecta a Magento 2 a través de conectores: un GetConnector extrae datos de AFAS, mientras que un UpdateConnector los vuelve a escribir. Esto puede realizarse mediante una conexión directa o a través de una plataforma de integración.
¿Qué datos se sincronizan entre AFAS y Magento?
De AFAS a Magento suelen transferirse artículos, precios y acuerdos de precios por deudor, stock, deudores y límites de crédito. De Magento a AFAS se transfieren pedidos, nuevos clientes y datos de pago. Los textos de los productos, las imágenes y las categorías se mantienen fuera de AFAS.
¿Cuánto cuesta una integración entre AFAS y Magento?
Eso depende del número de flujos, del número de campos y de las excepciones que haya que gestionar. Una integración con artículos, stock y pedidos es un proceso que lleva semanas; una integración con precios específicos para cada cliente y límites de crédito lleva más tiempo. Además, hay que pagar de forma continua por la gestión y por la licencia de una plataforma de integración, si se utiliza.
¿Qué es un GetConnector en AFAS?
Un GetConnector es la forma en que AFAS Profit pone los datos a disposición de un sistema externo. Tú mismo decides qué campos se incluyen y, con ello, también determinas qué puede mostrar y qué no tu tienda online.
¿Con qué frecuencia debe sincronizarse el stock entre AFAS y Magento?
Para los artículos de rotación rápida, una vez por noche es insuficiente. Elige una frecuencia para cada flujo: el stock, con frecuencia; los precios, varias veces al día; y los datos de los artículos, con menos frecuencia. Sincronizarlo todo de forma continua resulta caro y rara vez es necesario.
¿Necesito una plataforma de integración para conectar AFAS con Magento?
También es posible establecer un enlace directo. Una plataforma de integración resulta atractiva en cuanto interviene un tercer sistema, como un PIM, un WMS o un mercado online, y cuando se quiere poder ver qué tareas han fallado.
¿Qué suele fallar en una conexión con AFAS?
Las tres causas más frecuentes son: un GetConnector en el que falta un campo necesario; la falta de claridad sobre qué sistema es el principal para un dato concreto; y la ausencia de gestión de errores, lo que hace que una conexión que ha dejado de funcionar solo se detecte cuando llama un cliente.
¿Tienes dudas sobre si merece la pena una conexión en tu caso? Envíanos la configuración de tu sistema AFAS: qué flujos quieres conectar, cuántos pedidos pasan por él cada semana y qué procesos se realizan actualmente de forma manual. Lo analizaremos y te diremos con sinceridad si te reportará beneficios o no.
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