- Dati, Magento
Quale sistema ha ragione: la questione alla base dell’integrazione tra AFAS e Magento
Un cliente ordina quattro pezzi. Il tuo negozio online indica che ce ne sono otto in magazzino, AFAS ne indica due e il magazzino segnala che non ce ne sono più. Qualcuno risolve il problema con una telefonata e una correzione manuale, ma la settimana successiva la situazione si ripete.
Quasi ogni domanda su un’integrazione tra AFAS e Magento si riduce in definitiva alla stessa domanda: quale sistema ha ragione. Finché ciò non viene concordato, un’integrazione rimane una fonte di sorprese.
Questo articolo spiega cosa avviene tra AFAS e Magento, quali scelte determinano la qualità e quando è meglio non creare un collegamento.
Cosa va e viene
In quasi ogni integrazione AFAS-Magento coesistono due flussi paralleli.
Da AFAS al negozio online vengono trasferiti i dati di cui AFAS è la fonte. Articoli con i relativi dati di base e codici articolo. Prezzi, compresi gli accordi sui prezzi e le fasce tariffarie per debitore. Scorte. Debitori con i relativi indirizzi e condizioni di pagamento. E spesso anche il limite di credito e il saldo delle fatture in sospeso.
Dal negozio online ad AFAS vengono trasferiti gli elementi generati nel negozio stesso: ordini con righe, sconti e spese di spedizione; nuovi clienti che si registrano; dati di pagamento relativi al metodo di pagamento online, in modo che l’ordine possa essere registrato come pagato.
Ciò che in pratica non si adatta quasi mai bene è la zona intermedia. Descrizioni dei prodotti, immagini, categorie, filtri e specifiche sono raramente presenti in modo completo in AFAS. Questi elementi appartengono al tuo negozio online o a un PIM. Se provi comunque a inserirli a forza, trasformi il tuo software di contabilità in un sistema di gestione dei contenuti, e questo non piace a nessuno.
Come si integra AFAS
AFAS opera con i connettori. Un GetConnector recupera i dati da Profit, un UpdateConnector li riscrive, mentre un connettore App gestisce l’interfaccia bidirezionale con un’applicazione esterna. Ciò è spiegato nella documentazione di AFAS relativa ai connettori.
In pratica, ciò comporta due aspetti. All’interno di AFAS stesso devono essere configurati e autorizzati i connettori corretti, con esattamente i campi di cui il negozio online ha bisogno. Inoltre, sei tu a determinare il contenuto di un GetConnector, che rappresenta proprio la fase che richiede più tempo. Un collegamento che non funziona si riconosce quasi sempre da un GetConnector in cui manca il campo di cui il negozio aveva effettivamente bisogno.
Il resto della tecnica è meno interessante di quanto sembri. Ciò che determina se funzionerà sono le quattro scelte riportate di seguito.
Le quattro scelte che determinano il successo
Si stabilisce quale sistema sia predominante caso per caso, in base ai dati specifici, e non in base al sistema stesso. Il prezzo proviene da AFAS. Le scorte provengono da AFAS o dal proprio WMS. La descrizione del prodotto e l’immagine provengono dal negozio online o dal proprio PIM. I dati dei clienti sono i più complessi, poiché i clienti modificano il proprio indirizzo online e anche il back-office lo fa. Stabilisci per ogni campo chi ha la precedenza. Questo è il documento che verrà ancora consultato tra due anni.
La frequenza di sincronizzazione va scelta anche per ogni flusso. Un aggiornamento delle scorte una volta a notte è insufficiente per un grossista con articoli a rotazione rapida. Gli ordini che compaiono in AFAS solo dopo un’ora causano tempi di attesa inutili al magazzino. I prezzi, invece, possono tranquillamente essere aggiornati un paio di volte al giorno. Sincronizzare tutto in modo continuo è costoso e raramente necessario.
La gestione degli errori è l’elemento che più spesso manca. Un collegamento che smette di funzionare senza che nessuno se ne accorga è peggio di nessun collegamento. Deve esserci uno spazio in cui sia possibile vedere quali messaggi non sono andati a buon fine, perché e come riprovare a inviarli. Occorre inoltre stabilire chi se ne occuperà e entro quanto tempo.
L’ultima scelta riguarda il collegamento diretto o tramite una piattaforma di integrazione. Un collegamento diretto è più economico da realizzare ma più costoso da mantenere, soprattutto quando si aggiunge un terzo sistema.
Una piattaforma di integrazione comporta un costo mensile, ma offre un unico punto di controllo da cui è possibile monitorare ciò che accade, oltre alla possibilità di collegare in un secondo momento un PIM, un WMS o un marketplace senza dover ricostruire tutto da zero. Se si dispone solo di AFAS e Magento e non si prevedono aggiunte nei prossimi anni, un collegamento diretto è una scelta giustificabile.
Quando è meglio non creare un collegamento
Ci sono situazioni in cui il collegamento costa più di quanto renda.
Se si gestiscono meno di dieci ordini a settimana, la trascrizione manuale risulta più economica di qualsiasi forma di automazione.
Se i dati dei tuoi articoli non sono in ordine, con codici articolo duplicati o unità di misura errate, il collegamento lo metterà in evidenza nel tuo negozio online.
Se è in programma una migrazione ERP, non si crea un collegamento a un sistema che scomparirà l’anno prossimo. È meglio attendere o optare per una soluzione provvisoria.
Se il tuo negozio online è principalmente un opuscolo digitale senza funzione di ordinazione, non hai affatto bisogno delle scorte e dei prezzi provenienti da AFAS.
Quanto costa
I costi una tantum sono determinati da tre fattori: il numero di flussi che si collegano, il numero di campi in essi contenuti e il numero di eccezioni da gestire. Un collegamento che si limita ad articoli, scorte e ordini è un processo gestibile che richiede alcune settimane. Non appena entrano in gioco prezzi specifici per cliente, limiti di credito, resi e consegne parziali, i tempi si allungheranno leggermente.
Inoltre, sono previste due voci di spesa ricorrenti: il canone di licenza di una piattaforma di integrazione, se si sceglie di utilizzarla, e la gestione, poiché un collegamento richiede manutenzione non appena AFAS o Magento ricevono un aggiornamento.
Non indichiamo volutamente un importo standard per la realizzazione. Due aziende con gli stessi sistemi raramente hanno la stessa configurazione e gli stessi processi AFAS, ed è proprio tale configurazione a determinare il lavoro e, di conseguenza, anche la tariffa. Forniamo tuttavia un’indicazione dei costi di integrazione dei dati.
Da cosa si capisce che è tutto a posto
Un buon collegamento si riconosce dalle cose banali. Nessuno deve ricopiare gli ordini. Le scorte nel negozio online differiscono da quelle di AFAS al massimo di un paio di minuti. Dopo aver effettuato l’accesso, il cliente vede il prezzo concordato dal suo account manager senza che nessuno abbia dovuto inserirlo due volte. E se qualcosa va storto, qualcuno se ne accorge prima ancora che il cliente chiami.
È possibile collegare AFAS a Magento?
Sì. AFAS Profit si collega a Magento 2 tramite connettori: un GetConnector recupera i dati da AFAS, mentre un UpdateConnector li riscrive. Ciò è possibile tramite un collegamento diretto o tramite una piattaforma di integrazione.
Quali dati vengono sincronizzati tra AFAS e Magento?
Da AFAS a Magento vengono solitamente trasferiti articoli, prezzi e accordi sui prezzi per debitore, scorte, debitori e limiti di credito. Da Magento ad AFAS vengono trasferiti ordini, nuovi clienti e dati di pagamento. I testi dei prodotti, le immagini e le categorie non vengono trasferiti in AFAS.
Quanto costa un'integrazione AFAS-Magento?
Ciò dipende dal numero di flussi, dal numero di campi e dalle eccezioni che devi gestire. Un’integrazione con articoli, magazzino e ordini richiede settimane, mentre un’integrazione con prezzi specifici per cliente e limiti di credito richiede più tempo. Inoltre, si pagano costi ricorrenti per la gestione e per la licenza di una piattaforma di integrazione, se la si utilizza.
Che cos’è un GetConnector in AFAS?
Un GetConnector è il modo in cui AFAS Profit rende disponibili i dati a un sistema esterno. Sei tu a decidere quali campi includere e, di conseguenza, a determinare cosa il tuo negozio online può o non può mostrare.
Con quale frequenza è necessario sincronizzare le scorte tra AFAS e Magento?
Per gli articoli a rotazione rapida, una volta a notte non è sufficiente. Scegli una frequenza per ogni flusso: scorte spesso, prezzi un paio di volte al giorno, dati degli articoli meno spesso. Sincronizzare tutto in modo continuo è costoso e raramente necessario.
Ho bisogno di una piattaforma di integrazione per collegare AFAS a Magento?
È possibile anche un collegamento diretto. Una piattaforma di integrazione diventa interessante non appena entra in gioco un sistema terzo, come un PIM, un WMS o un marketplace, e quando si desidera poter vedere quali attività non sono andate a buon fine.
Cosa va solitamente storto in un collegamento con AFAS?
Le tre cause più comuni sono: un GetConnector in cui manca un campo necessario, l’ambiguità su quale sistema sia primari per un determinato dato e la mancanza di una gestione degli errori, per cui un collegamento interrotto viene notato solo quando un cliente chiama.
Hai dubbi sul fatto che un collegamento valga la pena nella tua situazione? Presentaci la tua configurazione AFAS: quali flussi desideri collegare, quanti ordini passano ogni settimana e quali operazioni vengono attualmente eseguite manualmente. Faremo i conti e ti diremo onestamente se ne vale la pena o meno.
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