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Welches System hat Recht: Die Frage hinter der AFAS- und Magento-Anbindung
Durch
Ein Kunde bestellt vier Stück. Ihr Webshop gibt an, dass acht auf Lager sind, AFAS sagt zwei, und das Lager meldet, dass kein Lagerbestand mehr vorhanden ist. Jemand löst das Problem mit einem Telefonanruf und einer manuellen Korrektur, und in der folgenden Woche passiert es wieder.
Fast jede Frage zu einer Anbindung zwischen AFAS und Magento läuft letztendlich auf dieselbe Frage hinaus: Welches System hat Recht? Solange dies nicht vereinbart ist, bleibt eine Anbindung eine Quelle von Überraschungen.
Dieser Artikel erläutert, was zwischen AFAS und Magento hin und her fließt, welche Entscheidungen die Qualität bestimmen und wann man besser keine Anbindung erstellt.
Was hin und her geht
In nahezu jeder AFAS-Magento-Anbindung laufen zwei Datenströme parallel.
Von AFAS werden die Daten, deren Quelle AFAS ist, an den Webshop übermittelt. Artikel mit ihren Stammdaten und Artikelnummern. Preise, einschließlich der Preisvereinbarungen und Staffelpreise pro Debitor. Lagerbestand. Debitoren mit ihren Adressen und Zahlungsbedingungen. Und oft auch das Kreditlimit und der Saldo offener Rechnungen.
Vom Webshop werden die Daten an AFAS übermittelt, die im Shop entstehen: Bestellungen mit Positionen, Rabatten und Versandkosten; neue Kunden, die sich registrieren; sowie Zahlungsdaten der Online-Zahlungsmethode, damit die Bestellung als bezahlt verbucht werden kann.
Was in der Praxis fast nie richtig passt, ist der Mittelbereich. Produkttexte, Bilder, Kategorien, Filter und Spezifikationen sind in AFAS selten vollständig vorhanden. Diese gehören in Ihren Webshop oder in ein PIM. Wenn Sie versuchen, diese dennoch durchzudrücken, machen Sie aus Ihrer Buchhaltungssoftware ein Content-Management-System, und das gefällt niemandem.
Wie sich AFAS anbinden lässt
AFAS arbeitet mit Konnektoren. Ein GetConnector ruft Daten aus Profit ab, ein UpdateConnector schreibt Daten zurück, und ein App-Konnektor regelt die bidirektionale Anbindung an eine externe Anwendung. Dies wird in der AFAS-Dokumentation zu Konnektoren erläutert.
Praktisch bedeutet das zweierlei: In AFAS selbst müssen die richtigen Konnektoren eingerichtet und autorisiert werden, und zwar mit genau den Feldern, die der Webshop benötigt. Und Sie legen den Inhalt eines GetConnectors selbst fest – was gleichzeitig der Punkt ist, an dem der größte Zeitaufwand entsteht. Eine Verknüpfung, die nicht funktionieren wird, erkennt man fast immer an einem GetConnector, in dem das Feld fehlt, das der Shop eigentlich benötigt hätte.
Der Rest der Technik ist weniger interessant, als es den Anschein hat. Ob es funktioniert, hängt von den vier unten aufgeführten Entscheidungen ab.
Die vier Entscheidungen, die darüber entscheiden, ob es funktioniert
Welches System maßgeblich ist, wird für jede einzelne Angabe festgelegt und nicht pauschal pro System. Der Preis stammt aus AFAS. Der Lagerbestand stammt aus AFAS oder aus Ihrem WMS. Produktbeschreibung und Bild stammen aus dem Webshop oder Ihrem PIM. Kundendaten sind am schwierigsten, da Kunden ihre Adresse online ändern und Ihr Backoffice dies ebenfalls tut. Legen Sie für jedes Feld fest, wer den Vorrang hat. Das ist das Dokument, das auch in zwei Jahren noch gelesen wird.
Die Synchronisationshäufigkeit wählen Sie ebenfalls pro Datenstrom. Ein Lagerbestand, der einmal pro Nacht aktualisiert wird, reicht für einen Großhändler mit schnell drehenden Artikeln nicht aus. Bestellungen, die erst nach einer Stunde in AFAS vorliegen, verursachen unnötige Wartezeiten in Ihrem Lager. Preise hingegen können problemlos mehrmals täglich synchronisiert werden. Eine kontinuierliche Synchronisierung aller Daten ist teuer und selten notwendig.
Die Fehlerbehandlung ist der Teil, der am häufigsten fehlt. Eine Verknüpfung, die ins Stocken gerät, ohne dass es jemand bemerkt, ist schlimmer als gar keine Verknüpfung. Es muss einen Ort geben, an dem man sieht, welche Übertragungen fehlgeschlagen sind, warum und wie man sie erneut versuchen kann. Legen Sie auch fest, wer sich darum kümmert und innerhalb welcher Frist.
Bei der letzten Entscheidung geht es um eine direkte Anbindung oder eine Anbindung über eine Integrationsplattform. Eine direkte Anbindung ist kostengünstiger in der Einrichtung, aber teurer in der Wartung, insbesondere sobald ein drittes System hinzukommt.
Eine Integrationsplattform kostet zwar monatlich eine Gebühr, bietet Ihnen aber einen zentralen Überblick über alle Vorgänge sowie die Möglichkeit, später ein PIM, ein WMS oder einen Marktplatz anzubinden, ohne alles neu aufbauen zu müssen. Wenn Sie nur AFAS und Magento nutzen und in den kommenden Jahren keine weiteren Systeme hinzufügen wollen, ist eine direkte Anbindung vertretbar.
Wann man besser keinen Link setzen sollte
Es gibt Situationen, in denen die Verknüpfung mehr kostet, als sie einbringt.
Wenn Sie weniger als zehn Bestellungen pro Woche bearbeiten, ist das manuelle Abtippen kostengünstiger als jede Form der Automatisierung.
Sind Ihre Artikeldaten nicht in Ordnung – mit doppelten Artikelnummern oder falschen Einheiten –, dann deckt die Verknüpfung dies in Ihrem Webshop auf.
Ist eine ERP-Migration geplant, sollte man keine Anbindung an ein System aufbauen, das im nächsten Jahr wegfällt. Warten Sie ab oder wählen Sie eine Zwischenlösung.
Ist Ihr Webshop in erster Linie eine digitale Broschüre ohne Bestellfunktion, dann benötigen Sie Bestände und Preise aus AFAS überhaupt nicht.
Was es kostet
Die einmaligen Kosten richten sich nach drei Faktoren: der Anzahl der zu verknüpfenden Datenströme, der Anzahl der darin enthaltenen Felder und der Anzahl der zu behandelnden Ausnahmen. Eine Anbindung, die sich auf Artikel, Lagerbestände und Bestellungen beschränkt, ist ein überschaubarer Prozess, der einige Wochen in Anspruch nimmt. Sobald kundenspezifische Preise, Kreditlimits, Retouren und Teillieferungen hinzukommen, dauert dies etwas länger.
Darüber hinaus fallen zwei laufende Kosten an: die Lizenzgebühren für eine Integrationsplattform, falls Sie sich dafür entscheiden, sowie die Verwaltungskosten, da eine Anbindung gewartet werden muss, sobald AFAS oder Magento ein Update erhalten.
Einen Pauschalpreis für die Erstellung nennen wir bewusst nicht. Zwei Unternehmen mit denselben Systemen haben selten dieselbe AFAS-Konfiguration und dieselben Prozesse, und genau diese Konfiguration bestimmt den Arbeitsaufwand und damit auch den Preis. Einen Anhaltspunkt für die Kosten der Datenintegration geben wir jedoch.
Daran erkennt man, dass alles stimmt
Eine gute Anbindung erkennt man an den langweiligen Details. Niemand tippt Bestellungen ab. Der Lagerbestand im Shop weicht höchstens um ein paar Minuten von AFAS ab. Ein Kunde sieht nach dem Einloggen den Preis, den sein Kundenbetreuer vereinbart hat, ohne dass jemand diesen Preis zweimal eingegeben hat. Und wenn etwas schiefgeht, bemerkt das jemand, bevor der Kunde anruft.
Kann man AFAS mit Magento verknüpfen?
Ja. AFAS Profit wird über Konnektoren mit Magento 2 verbunden: Ein GetConnector ruft Daten aus AFAS ab, ein UpdateConnector schreibt Daten zurück. Dies ist über eine direkte Anbindung oder über eine Integrationsplattform möglich.
Welche Daten werden zwischen AFAS und Magento synchronisiert?
Von AFAS zu Magento werden in der Regel Artikel, Preise und Preisvereinbarungen pro Debitor, Lagerbestand, Debitoren und Kreditlimits übertragen. Von Magento zu AFAS werden Bestellungen, Neukunden und Zahlungsdaten übertragen. Produkttexte, Bilder und Kategorien bleiben außerhalb von AFAS.
Was kostet eine AFAS-Magento-Anbindung?
Das hängt von der Anzahl der Datenströme, der Anzahl der Felder und den Ausnahmen ab, die Sie abfangen müssen. Eine Anbindung an Artikel, Lagerbestände und Bestellungen ist ein wochenlanges Unterfangen, eine Anbindung an kundenspezifische Preise und Kreditlimits dauert länger. Zudem fallen laufende Kosten für die Verwaltung und die Lizenz einer Integrationsplattform an, sofern Sie eine solche nutzen.
Was ist ein GetConnector in AFAS?
Ein GetConnector ist die Methode, mit der AFAS Profit Daten einem externen System zur Verfügung stellt. Sie legen selbst fest, welche Felder darin enthalten sind, und bestimmen damit auch, was Ihr Webshop anzeigen kann und was nicht.
Wie oft muss der Lagerbestand zwischen AFAS und Magento synchronisiert werden?
Bei schnelllebigen Artikeln reicht eine Synchronisierung pro Nacht nicht aus. Wählen Sie pro Datenfluss eine Häufigkeit: Lagerbestand häufig, Preise mehrmals täglich, Artikeldaten seltener. Eine kontinuierliche Synchronisierung aller Daten ist kostspielig und selten erforderlich.
Benötige ich eine Integrationsplattform, um AFAS mit Magento zu verknüpfen?
Eine direkte Verknüpfung ist ebenfalls möglich. Eine Integrationsplattform ist dann attraktiv, sobald ein drittes System wie ein PIM, ein WMS oder Marktplätze ins Spiel kommt und man sehen möchte, welche Aufgaben fehlgeschlagen sind.
Was läuft bei einer AFAS-Anbindung meist schief?
Die drei häufigsten Ursachen sind ein GetConnector, in dem ein erforderliches Feld fehlt, Unklarheit darüber, welches System für eine bestimmte Angabe maßgeblich ist, sowie das Fehlen einer Fehlerbehandlung, wodurch eine ausgefallene Verbindung erst bemerkt wird, wenn ein Kunde anruft.
Bist du dir unsicher, ob sich eine Anbindung in deiner Situation lohnt? Leg uns deine AFAS-Konfiguration vor: Welche Datenströme möchtest du anbinden, wie viele Bestellungen laufen pro Woche durch das System und was wird derzeit manuell erledigt? Wir rechnen es durch und sagen dir ehrlich, ob es sich lohnt oder nicht.
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