Welk systeem heeft gelijk: de vraag achter de AFAS en Magento koppeling

Een klant bestelt vier stuks. Je webshop zegt dat er acht op voorraad liggen, AFAS zegt twee, en het magazijn geeft aan dat er geen voorraad meer is. Iemand lost dat op met een telefoontje en een handmatige correctie, en de week daarna gebeurt het weer.

Bijna elke vraag over een koppeling tussen AFAS en Magento komt uiteindelijk neer op dezelfde vraag: welk systeem heeft gelijk. Zolang dat niet is afgesproken, blijft een koppeling een bron van verrassingen.

Dit artikel legt uit wat er tussen AFAS en Magento heen en weer gaat, welke keuzes de kwaliteit bepalen en wanneer je beter geen koppeling bouwt.

Wat er heen en weer gaat

In vrijwel elke AFAS-Magento koppeling lopen twee stromen naast elkaar.

Van AFAS naar de webshop gaan de gegevens waarvan AFAS de bron is. Artikelen met hun basisgegevens en artikelnummers. Prijzen, inclusief de prijsafspraken en staffels per debiteur. Voorraad. Debiteuren met hun adressen en betaalcondities. En vaak ook de kredietlimiet en het saldo aan openstaande facturen.

Van de webshop naar AFAS gaan de dingen die in de shop ontstaan. Orders met regels, kortingen en verzendkosten. Nieuwe klanten die zich registreren. Betaalgegevens van de online betaalmethode, zodat de order als betaald kan worden weggeschreven.

Wat er in de praktijk bijna nooit goed in past, is het middengebied. Productteksten, afbeeldingen, categorieën, filters en specificaties staan zelden compleet in AFAS. Die horen thuis in je webshop of in een PIM. Probeer je dat er toch doorheen te duwen, dan maak je van je boekhoudpakket een contentsysteem, en dat bevalt niemand.

Hoe AFAS zich laat koppelen

AFAS werkt met connectoren. Een GetConnector haalt gegevens op uit Profit, een UpdateConnector schrijft gegevens terug, en een App connector regelt de tweerichtingskoppeling met een externe applicatie. Dat staat toegelicht in de documentatie van AFAS over connectoren.

Praktisch betekent dat twee dingen. In AFAS zelf moeten de juiste connectoren worden ingericht en geautoriseerd, met precies de velden die de webshop nodig heeft. En je bepaalt zelf de inhoud van een GetConnector, wat meteen de plek is waar de meeste tijd in gaat zitten. Een koppeling die niet gaat werken, herken je bijna altijd aan een GetConnector waarin het veld ontbreekt dat de shop eigenlijk nodig had.

De rest van de techniek is minder interessant dan het lijkt. Wat bepaalt of het gaat werken, zijn de vier keuzes hieronder.

De vier keuzes die bepalen of het werkt

Welk systeem leidend is, spreek je per gegeven af en niet per systeem. Prijs komt uit AFAS. Voorraad komt uit AFAS of uit je WMS. Productomschrijving en beeld komen uit de webshop of je PIM. Klantgegevens zijn het lastigst, want klanten wijzigen hun adres online en je backoffice doet dat ook. Leg per veld vast wie wint. Dat is het document dat over twee jaar nog gelezen wordt.

De synchronisatiefrequentie kies je ook per stroom. Voorraad die één keer per nacht ververst, is voor een groothandel met snel lopende artikelen te weinig. Orders die pas na een uur in AFAS staan, geven je magazijn onnodige wachttijd. Prijzen kunnen daarentegen prima een paar keer per dag. Alles continu synchroniseren is duur en zelden nodig.

Foutafhandeling is het onderdeel dat het vaakst ontbreekt. Een koppeling die stilvalt terwijl niemand het merkt, is erger dan geen koppeling. Er moet een plek zijn waar je ziet welke berichten zijn mislukt, waarom, en hoe je ze opnieuw aanbiedt. Spreek ook af wie daarnaar kijkt en binnen hoeveel tijd.

De laatste keuze gaat over direct koppelen of via een integratieplatform. Een directe koppeling is goedkoper om te bouwen en duurder om te onderhouden, zeker zodra er een derde systeem bijkomt.

Een integratieplatform kost maandelijks een bedrag maar geeft je één plek waar je ziet wat er gebeurt, plus de mogelijkheid om later een PIM, WMS of marktplaats aan te sluiten zonder alles opnieuw te bouwen. Heb je alleen AFAS en Magento en verwacht je daar de komende jaren niets bij, dan is een directe koppeling verdedigbaar.

Wanneer je beter geen koppeling bouwt

Er zijn situaties waarin de koppeling meer kost dan hij oplevert.

Verwerk je minder dan tien orders per week dan is handmatig overtypen goedkoper dan elke vorm van automatisering.

Is je artikeldata niet op orde met dubbele artikelnummers of eenheden die niet kloppen, dan legt de koppeling dat bloot in je webshop.

Staat er een ERP-migratie op de planning, dan bouw je geen koppeling op een systeem dat volgend jaar verdwijnt. Wacht of kies een tussenoplossing.

Is je webshop vooral een digitale brochure zonder bestelfunctie, dan heb je voorraad en prijzen uit AFAS helemaal niet nodig.

Wat het kost

De eenmalige kosten worden bepaald door drie dingen: het aantal stromen dat je koppelt, hoeveel velden daarin zitten, en hoeveel uitzonderingen je moet afvangen. Een koppeling die zich beperkt tot artikelen, voorraad en orders is een overzichtelijk traject van weken. Zodra klantspecifieke prijzen, kredietlimieten, retouren en deelleveringen erbij komen kijken zal dit iets langer duren.

Daarnaast lopen er twee doorlopende posten. Het licentiegeld van een integratieplatform als je daarvoor kiest. En het beheer, want een koppeling vraagt onderhoud zodra AFAS of Magento een update krijgt.

Een standaardbedrag voor de bouw noemen we bewust niet. Twee bedrijven met dezelfde systemen hebben zelden dezelfde AFAS-inrichting en processen en het is die inrichting die het werk bepaalt en dus ook het tarief. Een indicatie van de data integratie kosten geven we wel.

Waar je aan merkt dat het goed zit

Een goede koppeling herken je aan saaie dingen. Niemand typt orders over. De voorraad in de shop wijkt hooguit een paar minuten af van AFAS. Een klant ziet na inloggen de prijs die zijn accountmanager heeft afgesproken zonder dat iemand die prijs twee keer heeft ingevoerd. En als er iets misgaat ziet iemand dat voordat de klant belt.

Kun je AFAS koppelen aan Magento?

Ja. AFAS Profit koppelt aan Magento 2 via connectoren: een GetConnector haalt gegevens op uit AFAS, een UpdateConnector schrijft gegevens terug. Dat kan met een directe koppeling of via een integratieplatform.

Welke gegevens synchroniseren tussen AFAS en Magento?

Van AFAS naar Magento gaan meestal artikelen, prijzen en prijsafspraken per debiteur, voorraad, debiteuren en kredietlimieten. Van Magento naar AFAS gaan orders, nieuwe klanten en betaalgegevens. Productteksten, beeld en categorieën houd je buiten AFAS.

Wat kost een AFAS-Magento koppeling?

Dat hangt af van het aantal stromen, het aantal velden en de uitzonderingen die je moet afvangen. Een koppeling met artikelen, voorraad en orders is een traject van weken, een koppeling met klantspecifieke prijzen en kredietlimieten duurt langer. Daarnaast betaal je doorlopend voor beheer en voor de licentie van een integratieplatform als je dat gebruikt.

Wat is een GetConnector in AFAS?

Een GetConnector is de manier waarop AFAS Profit gegevens beschikbaar stelt aan een extern systeem. Je bepaalt zelf welke velden erin zitten, en daarmee bepaal je ook wat je webshop wel en niet kan tonen.

Hoe vaak moet voorraad synchroniseren tussen AFAS en Magento?

Voor snel lopende artikelen is één keer per nacht te weinig. Kies per stroom een frequentie: voorraad vaak, prijzen een paar keer per dag, artikelgegevens minder vaak. Alles continu synchroniseren is duur en zelden nodig.

Heb ik een integratieplatform nodig om AFAS aan Magento te koppelen?

Een directe koppeling kan ook. Een integratieplatform is aantrekkelijk zodra er een derde systeem bij komt kijken zoals een PIM, WMS of marketplaces en als je wilt kunnen zien welke taken zijn mislukt.

Wat gaat er meestal mis bij een AFAS-koppeling?

De drie meestvoorkomende oorzaken zijn een GetConnector waarin een benodigd veld ontbreekt, onduidelijkheid over welk systeem leidend is voor een gegeven, en het ontbreken van foutafhandeling waardoor een stilgevallen koppeling pas opvalt als een klant belt.

Twijfel je of een koppeling in jouw situatie de moeite waard is? Leg ons je AFAS-inrichting voor: welke stromen je wilt koppelen, hoeveel orders er per week doorheen gaan en wat er nu handmatig gebeurt. We rekenen het door en zeggen eerlijk of het iets oplevert of niet.