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Quel système a raison : la question derrière l’interfaçage entre AFAS et Magento
Un client commande quatre articles. Votre boutique en ligne indique qu’il y en a huit en stock, AFAS en indique deux, et l’entrepôt signale qu’il n’y a plus de stock. Quelqu’un résout le problème par un coup de fil et une correction manuelle, mais la semaine suivante, le problème se reproduit.
Presque toutes les questions concernant une connexion entre AFAS et Magento se résument finalement à la même question : quel système a raison ? Tant que cela n’a pas été convenu, une connexion reste une source de surprises.
Cet article explique les échanges entre AFAS et Magento, les choix qui déterminent la qualité et les cas où il vaut mieux ne pas créer d’interconnexion.
Ce qui va et vient
Dans pratiquement chaque connexion AFAS-Magento, deux flux coexistent.
Les données provenant d’AFAS sont transférées vers la boutique en ligne. Il s’agit des articles avec leurs données de base et leurs références. Les prix, y compris les accords tarifaires et les barèmes par débiteur. Les stocks. Les débiteurs avec leurs adresses et leurs conditions de paiement. Et souvent aussi la limite de crédit et le solde des factures en cours.
De la boutique en ligne vers AFAS sont transférées les données générées dans la boutique : les commandes avec leurs lignes, leurs remises et leurs frais de port ; les nouveaux clients qui s’inscrivent ; ainsi que les données de paiement issues du moyen de paiement en ligne, afin que la commande puisse être enregistrée comme payée.
Ce qui ne s’intègre pratiquement jamais bien, c’est la zone intermédiaire. Les descriptions de produits, les images, les catégories, les filtres et les spécifications sont rarement présents dans leur intégralité dans AFAS. Ils ont leur place dans votre boutique en ligne ou dans un PIM. Si vous essayez malgré tout de les y intégrer, vous transformerez votre logiciel de comptabilité en système de gestion de contenu, ce qui ne plaira à personne.
Comment AFAS s'intègre
AFAS utilise des connecteurs. Un GetConnector extrait des données de Profit, un UpdateConnector réécrit des données, et un connecteur d’application gère la connexion bidirectionnelle avec une application externe. Ceci est expliqué dans la documentation d’AFAS consacrée aux connecteurs.
Concrètement, cela implique deux choses. Dans AFAS même, il faut configurer et autoriser les connecteurs appropriés, avec exactement les champs dont la boutique en ligne a besoin. Et c’est vous qui déterminez vous-même le contenu d’un GetConnector, ce qui représente d’ailleurs la tâche la plus chronophage. On reconnaît presque toujours une connexion qui ne fonctionnera pas à un GetConnector dans lequel il manque le champ dont la boutique avait réellement besoin.
Le reste de la technique est moins intéressant qu’il n’y paraît. Ce sont les quatre choix ci-dessous qui déterminent si cela fonctionnera.
Les quatre choix qui déterminent si cela fonctionne
Le système de référence est déterminé au cas par cas, en fonction des données, et non en fonction du système lui-même. Le prix provient d’AFAS. Le stock provient d’AFAS ou de votre WMS. La description du produit et l’image proviennent de la boutique en ligne ou de votre PIM. Les données clients sont les plus délicates, car les clients modifient leur adresse en ligne et votre back-office fait de même. Définissez pour chaque champ quelle source prévaut. C’est ce document qui sera encore consulté dans deux ans.
Vous choisissez également la fréquence de synchronisation pour chaque flux. Un stock actualisé une seule fois par nuit est insuffisant pour un grossiste proposant des articles à rotation rapide. Les commandes qui n’apparaissent dans AFAS qu’au bout d’une heure entraînent un temps d’attente inutile pour votre entrepôt. En revanche, les prix peuvent très bien être synchronisés plusieurs fois par jour. Synchroniser tout en continu est coûteux et rarement nécessaire.
La gestion des erreurs est l’élément qui fait le plus souvent défaut. Une connexion qui cesse de fonctionner sans que personne ne s’en aperçoive est pire que l’absence de connexion. Il doit y avoir un endroit où l’on peut voir quelles communications ont échoué, pourquoi, et comment les relancer. Convenez également de qui s’en chargera et dans quel délai.
Le dernier choix concerne la connexion directe ou via une plateforme d’intégration. Une connexion directe est moins coûteuse à mettre en place, mais plus onéreuse à entretenir, surtout dès qu’un troisième système vient s’y ajouter.
Une plateforme d’intégration entraîne des frais mensuels, mais vous offre un tableau de bord unique pour visualiser l’ensemble des opérations, ainsi que la possibilité de connecter ultérieurement un PIM, un WMS ou une place de marché sans avoir à tout reconstruire. Si vous ne disposez que d’AFAS et de Magento et que vous ne prévoyez pas d’autres systèmes dans les années à venir, une connexion directe est alors justifiable.
Quand il vaut mieux ne pas créer de lien
Il existe des situations dans lesquelles la connexion coûte plus cher qu’elle ne rapporte.
Si vous traitez moins de dix commandes par semaine, la saisie manuelle revient moins cher que n’importe quelle forme d’automatisation.
Si les données de vos articles ne sont pas correctes (numéros d'article en double ou unités erronées), le lien mettra cela en évidence dans votre boutique en ligne.
Si une migration ERP est prévue, vous ne devez pas établir de connexion avec un système qui disparaîtra l’année prochaine. Attendez ou optez pour une solution intermédiaire.
Si votre boutique en ligne est avant tout une brochure numérique sans fonctionnalité de commande, vous n’avez alors absolument pas besoin des stocks et des prix provenant d’AFAS.
Combien ça coûte
Les coûts ponctuels sont déterminés par trois facteurs : le nombre de flux que vous connectez, le nombre de champs qu’ils contiennent et le nombre d’exceptions que vous devez gérer. Une connexion se limitant aux articles, aux stocks et aux commandes est un processus simple qui s'étend sur quelques semaines. Dès que des prix spécifiques au client, des limites de crédit, des retours et des livraisons partielles entrent en jeu, cela prendra un peu plus de temps.
Par ailleurs, deux postes de dépenses récurrents sont à prévoir : les frais de licence d’une plateforme d’intégration, si vous optez pour cette solution, et la gestion, car une connexion nécessite une maintenance dès qu’AFAS ou Magento fait l’objet d’une mise à jour.
Nous évitons délibérément de mentionner un montant forfaitaire pour la création du site. Deux entreprises disposant des mêmes systèmes ont rarement la même configuration AFAS ni les mêmes processus, et c’est cette configuration qui détermine le travail à effectuer et, par conséquent, le tarif. Nous donnons toutefois une indication des coûts liés à l’intégration des données.
À quoi on voit que tout est bien fait
C’est aux détails ennuyeux qu’on reconnaît une bonne connexion. Personne ne retape les commandes. Le stock de la boutique ne diffère, tout au plus, que de quelques minutes par rapport à celui d’AFAS. Après s’être connecté, un client voit le prix convenu par son chargé de compte sans que personne n’ait eu à saisir ce prix deux fois. Et si quelque chose tourne mal, quelqu’un s’en rend compte avant même que le client n’appelle.
Peut-on connecter AFAS à Magento ?
Oui. AFAS Profit s'intègre à Magento 2 via des connecteurs : un GetConnector extrait les données d'AFAS, tandis qu'un UpdateConnector les réécrit. Cela peut se faire via une connexion directe ou via une plateforme d'intégration.
Quelles données sont synchronisées entre AFAS et Magento ?
La migration d'AFAS vers Magento concerne généralement les articles, les prix et les accords tarifaires par client, les stocks, les clients et les limites de crédit. La migration de Magento vers AFAS concerne les commandes, les nouveaux clients et les données de paiement. Les descriptions de produits, les images et les catégories ne sont pas transférées vers AFAS.
Combien coûte une connexion AFAS-Magento ?
Cela dépend du nombre de flux, du nombre de champs et des exceptions à gérer. Une connexion avec les articles, les stocks et les commandes prend plusieurs semaines ; une connexion avec les prix spécifiques aux clients et les limites de crédit prend plus de temps. De plus, vous payez en continu pour la gestion et pour la licence d’une plateforme d’intégration si vous en utilisez une.
Qu’est-ce qu’un GetConnector dans AFAS ?
Un GetConnector est le moyen par lequel AFAS Profit met des données à la disposition d’un système externe. Vous déterminez vous-même les champs qu’il contient, et vous décidez ainsi de ce que votre boutique en ligne peut ou ne peut pas afficher.
À quelle fréquence faut-il synchroniser les stocks entre AFAS et Magento ?
Pour les articles à rotation rapide, une fois par nuit ne suffit pas. Choisissez une fréquence par flux : les stocks souvent, les prix plusieurs fois par jour, les données sur les articles moins souvent. Tout synchroniser en continu coûte cher et est rarement nécessaire.
Ai-je besoin d’une plateforme d’intégration pour connecter AFAS à Magento ?
Un lien direct est également possible. Une plateforme d’intégration devient intéressante dès qu’un système tiers entre en jeu, tel qu’un PIM, un WMS ou des places de marché, et lorsque l’on souhaite pouvoir identifier les tâches qui ont échoué.
Quelles sont les erreurs les plus courantes lors d’une connexion à AFAS ?
Les trois causes les plus fréquentes sont : un GetConnector dans lequel un champ requis est manquant, un manque de clarté quant au système qui fait autorité pour une donnée donnée, et l’absence de gestion des erreurs, ce qui fait qu’une connexion interrompue n’est remarquée que lorsqu’un client appelle.
Vous vous demandez si une connexion vaut la peine dans votre cas ? Présentez-nous votre configuration AFAS : quels flux vous souhaitez connecter, combien de commandes y transitent chaque semaine et quelles tâches sont actuellement effectuées manuellement. Nous ferons le calcul et vous dirons en toute honnêteté si cela en vaut la peine ou non.
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